グループウェアの導入前に決めておきたい5つのこと

メールやファイルの共有を、クラウドのグループウェアに切り替える会社が増えています。
Google Workspace™ のサービスも、そのひとつです。

申し込み自体は数分で終わります。
一方で、使い始める前に社内のルールを決めておかないと、半年ほどたってから「誰が管理しているのか分からない」「ファイルがどこにあるのか分からない」といった困りごとが出てきます。

この記事では、導入前に決めておきたいことを5つに絞ってご紹介します。

1. 管理者を誰にするか

グループウェアには、アカウントの追加や削除、パスワードの再設定などができる「管理者」がいます。

管理者が1人だけだと、その方が休んだり退職したりしたときに、誰も設定を変えられなくなります。
管理者は2人以上にしておくことをおすすめします。

あわせて、管理者が普段使うアカウントと、管理作業に使うアカウントを分けておくと、誤操作や乗っ取りの被害を小さくできます。

2. メールアドレスの付け方

一度配ったメールアドレスは、名刺や取引先の連絡先に残ります。
後から変えるのは手間がかかるので、最初にルールを決めておきます。

• 個人のアドレスを「名字」にするか「名前.名字」にするか
• 同じ名字の人が入社したときにどうするか
• 「info@」「sales@」のような、部署や窓口のアドレスを何に使うか

窓口のアドレスは、個人に届くようにするか、複数人で受け取れるようにするかも決めておくと、担当者が替わったときに慌てずに済みます。

3. 今のメールやファイルをどこまで移すか

過去のメールやファイルをすべて移そうとすると、時間も費用もかかります。

「よく使うものだけを移し、古いものは今の場所に残して読み取り専用にする」という進め方にすると、切り替えの負担を小さくできます。

4. ファイルの置き場所と共有のルール

クラウドでは、ファイルを簡単に共有できます。
便利な反面、ルールがないと「個人のフォルダに大事な書類がある」「社外の人に見せたままになっている」といったことが起きます。

導入前に、少なくとも次の2つは決めておきましょう。

• 部署やプロジェクトのファイルを、誰の持ち物として、どこに置くか
• 社外の人とファイルを共有してよいか。共有するときの手順をどうするか

5. 退職する人のアカウントをどう扱うか

アカウントをすぐに消すと、その人が持っていたメールやファイルも一緒に消えてしまうことがあります。

• 退職が決まったら、ファイルの持ち主を誰に引き継ぐか
• メールを何日間、誰に転送するか
• アカウントをいつ停止し、いつ削除するか

利用料はアカウントの数で決まることが多いため、使わなくなったアカウントを残したままにすると、そのぶん費用もかかり続けます。

まとめ

導入前に決めておきたいのは、次の5つです。

1. 管理者を誰にするか
2. メールアドレスの付け方
3. 今のメールやファイルをどこまで移すか
4. ファイルの置き場所と共有のルール
5. 退職する人のアカウントをどう扱うか

どれも、使い始めてから決め直すと手間がかかるものです。
社内に詳しい人がいない場合は、導入を支援している会社に相談するのも一つの方法です。

月額情シスでは、Google Workspace™ のサービスの導入にあたって、こうしたルールづくりを要件定義の段階から一緒に進めています。